聚焦公益三方,直击公益项目的OA协同“现场”

200-500人    |    金融行业

流程审批/费控管理/日程计划

提高员工业务协同/扁平化管理/项目协同


公益事业有如寒冷冬夜里的温暖火光,点亮了爱心,传递了希望。然而,公益项目的管理却牵涉甚广,捐助者的信息登记、被捐助人的资质审核、大型项目立项以及复杂的资金往来等纷繁复杂。另一方面,大众及媒体寄予的过分关注,也使得公益项目的运行对规范性的要求更高。



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中华国际医学交流基金会成立于1988年,是中华医学会发起创办并经国家卫生计生委(原卫生部)批准、民政部注册的慈善组织,全国性公募基金会。基金会自成立以来,始终致力于促进医学公益事业的发展。通过借助泛微e-office协同平台,中华国际医学交流基金会以流程化的管控手段,实现了公益项目的高效、规范运转。


01

公益项目的过程管控

立项、执行到决算



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在立项阶段,通过发起【公益项目立项申请表】,表明立项所需的基本信息包括公益项目名称、主办方、联系人及电话、申请单位、项目部门等,实现规范的立项管理。为使审批者进一步了解项目情况,可进行简单的项目简介并上传相关附件。e-office流程节点设置相当灵活,为确保立项的合理性,可根据项目情况设置多个审批节点,包括专项基金管委会、项目部门、秘书长、董事长等的多方审批。



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立项之后,项目进入执行阶段。通过招标的方式选定执行方,将应标单位及预算情况通过【公益项目应标单位与预算审批表】进行审批,详细列明应标单位及其所对应的预算金额。选定执行单位后,可发起【执行协议审批表】列明执行方及金额。执行到中期时,可发起【执行中期结算审批表】,进行中期汇报与总结。



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项目进入结算阶段,可发起【决算审批表】对整个项目进行总结汇报。捐赠单位与执行单位的基本信息及金额、项目的提交时间、提交者、举办地点及时间皆可在一张表单中清晰展现。另一方面,对于资金的“去向”比如受助人数、用于受助人费用、项目运行费用等也能通过表单详细呈现。相关负责人还可在表单中对项目进性简单的总结,包括项目目的、项目效果、项目意义等,同时可上传现场照片、日程附件等作补充说明。


02

公益“当事人”管理

捐赠方与受助人



针对一项具体的公益项目,最具关联性的就是捐赠方与受助人,表明了钱从哪儿来,用到哪儿去。那么,该如何进行高效的公益“当事人”管理呢?



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在捐助方捐助后,可发起【公益项目捐赠协议审批表】,在表中详细列明捐助单位、捐助金额及捐助金额所应用的公益项目。通过e-office强大的流程关联体系,还可关联与之相关的立项流程等。针对受助人的管理,可发起【受助人登记表】,列明受助人姓名、所在单位及联系电话。同时,可在附件上传遴选表,以对受助人的信息进行进一步审核。



03

公益三方资质文件管理

捐赠方、执行方、基金会



一项公益项目往往涉及捐赠方、执行方与基金会,捐赠方是否有合理的资金来源?执行方是否具有相应资质?对于资质文件的管理变得极为重要。


通过e-office文档管理,中华国际医学交流基金会实现了三方资质文件的无纸化存储。通过按目录分类,捐赠方单位三证、执行方单位三证、基金会资质文档得以有效保存。另一方面,因为是电子化的存储方式,也利于随时调用、查看。


公益项目如何高效管理?效率与规范缺一不可。通过流程化的过程管控,中华国际医学交流基金会在保证规范性的同时,实现了更为高效的公益项目管理。另一方面,泛微e-office也进一步积累了公益行业相关实施经验,为以后服务更多同类型企业奠定了基础。

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